4.4.1 Styrket oppmerksomhet på internkontroll

I planperioden vil gjeldende kommunelov bli erstattet av ny kommunelov¹. Etter gjeldende kommunelov skal rådmannen sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Ny bestemmelse om kommunenes internkontroll er en viktig del i den nye kommuneloven. Internkontrollbestemmelsen i ny kommunelov er blitt mer omfattende.

Internkontrollbestemmelsen i ny kommunelov

Kommunen skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges, og det er rådmannen som er ansvarlig for internkontrollen. Videre fremgår det at internkontrollen skal være systematisk, tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Rådmannen skal:

A) utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering
B) ha nødvendige rutiner og prosedyrer
C) avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik
D) dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig
E) evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.

Rådmannen skal også rapportere til kommunestyret om internkontroll og resultater av statlige tilsyn minst en gang i året.

Gjennom etablering av avdeling for kvalitet og styringssystem i stabsenheten strategi og styring har rådmannen lagt til rette for styrket oppmerksomhet på virksomhetsstyring og internkontroll. Internkontroll inngår i kommunens samlede virksomhetsstyring.

Implementering av tiltakene fra prosjektet Sektorovergripende internkontroll vil styrke organisasjonens evne til målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og etterlevelse av lover og regler. Sammen med tidligere gjennomførte tiltak vil også anbefalingene fra forvaltningsrevisjonsrapporten Internkontroll bli fulgt opp. Prosjektrapporten: Sektorovergripende internkontroll fulgte som vedlegg til sak 6/18: Ny oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Internkontroll» behandlet i bystyret 15. januar 2018.

4.4.2 Videreutvikling av overordnet virksomhetsstyring

En helhetlig tilnærming til virksomhetsstyring skal gi bedre risikostyring og internkontroll for ledere på alle nivå. Risiko skal identifiseres, vurderes og håndteres tidligst mulig. Regelverk og prosessbeskrivelser for utøvelse av virksomhetsstyring og internkontroll i Stavanger kommune er under utarbeidelse.

Avvik og varsling av kritikkverdige forhold skal brukes aktivt til forbedring og læring i organisasjonen. Implementering av et nytt avviks-, varslings- og forbedringssystem vil etter planen starte i begynnelsen av 2019. Forenklede retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold er under implementering og skal inngå i dette systemet.

Erfaringer fra planlagt pilotprosjekt knyttet til virksomhetsstyring, og kunnskapsgrunnlaget fra KS FoU storbyforskningsprosjekt om internkontroll vil bli brukt i videreutvikling av virksomhetsstyring og internkontroll i kommunen.

4.4.3 Systematisk helse, miljø og sikkerhet

Helsefremmende arbeidsplasser, gode arbeidsmiljø og engasjerte medarbeidere er grunnleggende for at kommunen skal nå sine mål. Rådmannens forbedringsarbeid innen systematisk helse, miljø og sikkerhet (HMS) skal videreføres.

Arbeidsmiljøtiltak som retter seg mot organisering, planlegging og gjennomføring av arbeidsoppgavene på den enkelte arbeidsplassen, har positiv innvirkning på arbeidsmiljø og tjenestekvalitet. For å forebygge sykefravær og øke nærvær skal innsatsen til HMS-gruppene og arbeidsmiljøutvalgenes fortsatt styrkes.

I virksomhetsområder hvor vold og trusler mot ansatte er en aktuell arbeidsmiljøutfordring, skal det arbeides systematisk med å redusere risiko. Kompetansehevende tiltak om forebygging, håndtering og oppfølging av vold og trusler mot ansatte, skal videreutvikles og tilpasses virksomhetenes behov.

Lovpålagt HMS-opplæring for ledere, verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg skal gjennomgås for ytterligere effektivisering og forbedring.